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L’atto notarile è lo strumento cui viene affidata la documentazione delle contrattazioni e delle vicende di particolare rilevanza personale e patrimoniale per le sue particolari caratteristiche di certezza ed affidabilità, che consentono di attribuire ad esso, da parte della collettività, una particolare fides privilegiata.

Tali certezza ed affidabilità si concretano, come è noto, non soltanto nella sicura riferibilità dell’atto al pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché nella piena prova delle dichiarazioni delle parti e dei fatti che il notaio attesta avvenuti alla sua presenza (ossia della pubblica fede attribuita dall'ordinamento in senso tradizionale), bensì anche nell'attendibilità conferita dalla verifica di liceità e/o meritevolezza del notaio (riguardante ora tutti gli atti a suo ministero, a seguito della soppressione a tal fine della distinzione tra atto pubblico ed autentico, con la Legge 246/2005).


Infine, l’affidabilità è assicurata dalla certezza dell’integrità dell’atto notarile e della sua conservazione nel tempo in virtù degli obblighi di custodia gravanti sul notaio, riguardanti tutti indistintamente gli atti soggetti a pubblicità immobiliare e commerciale (Legge 246/2005), del sistema degli Archivi Notarili, e del ruolo degli Archivi di Stato, i quali svolgono compiti generali di custodia delle fonti documentarie per fini storico-culturali e presso i quali gli atti notarili vengono versati decorso un centennio dal deposito.
In virtù di tale sistema, variamente articolato nei diversi periodi storici, la figura del notaio ha accompagnato il passaggio dall'oralità delle contrattazioni alla scrittura, consentendo, con la creazione del documento notarile, la stabilità dei rapporti economici.


Tale ruolo, che consente di selezionare nella massa dei documenti in cui si esprimono i rapporti sociali ed economici quelli che devono necessariamente avere particolari caratteristiche di affidabilità, è stato svolto in modo eccellente per secoli, anche e proprio con la conservazione del documento, come dimostra il fatto che qualsiasi ricerca storiografica non può prescindere dall'indagine svolta sui documenti notarili.


Oggi si impone al notariato di accompagnare la nuova rivoluzione, quella informatica. Rivoluzione che non soltanto ha determinato la modifica del supporto documentale, passando dalla immanenza della carta all'immaterialità dei bites, ma altresì il proliferare esponenziale delle fonti documentali, intese come strumenti idonei a fornire, nelle forme più varie, un significato comprensibile a chi le interroga. Tanto che oggi la quasi totalità dei documenti circolanti di nuova formazione sono documenti digitali.
E si comprende come nella grande massa dei documenti informatici, replicabili ad libitum, modificabili e necessitanti un'attività di decodificazione ben più complessa rispetto alla semplice lettura, la certificazione di affidabilità notarile sia ancor più necessaria, così come la tutela della loro inalterabilità, con le forme tecniche necessarie.
A tal fine il ruolo del notaio non è comparabile con i sistemi di certificazione paritaria e diffusa del tipo Blockchain, proprio perché, come detto, investe anche il contenuto della documentazione sotto il profilo della fede pubblica e dell’attestazione di liceità/meritevolezza.


In questo mondo digitale il notariato è da tempo immerso, ed ha sin qui governato la digitalizzazione con risultati che sono sotto gli occhi di tutti. Ben prima ed in modo molto più incisivo rispetto ad altri settori della pubblica amministrazione, con la quale il notaio si deve costantemente rapportare, le comunicazioni sono state effettuate dal notaio in forma digitale, mediante utilizzo della firma digitale e della copia autentica digitale, che sono ormai patrimonio comune del notariato da lungo tempo.


Oggi - salvo modestissime marginali eccezioni – tutti gli atti e tutte le comunicazioni dirette e pubbliche amministrazioni e provenienti da uno studio notarile sono atti e comunicazioni digitali, riferibili al notaio come persona ed al suo munus in virtù della firma digitale che ne attesta l'identità e la qualifica.


Di fatto, gli atti notarili ormai dematerializzati in toto quanto al loro concreto utilizzo, che è principalmente quello dei rapporti con le amministrazioni pubbliche. Resta dunque nella materialità cartacea unicamente l'originale conservato nella raccolta del notaio, normalmente tuttavia non attinto da alcuno se non dal notaio medesimo (salvo la richiesta di ispezione comunque possibile), nonché, ove non vengano richieste in forma digitale, le copie consegnate alle parti.


Da ultimo, la rivoluzione ha riguardato anche l'atto originale del notaio conservato nella sua raccolta.


Il d.lgs. 2 luglio 2010 n. 110, emanato in attuazione della delega contenuta nell’art. 65 della legge 18 giugno 2009 n. 69 (Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile), ha infatti disciplinato il ricorso generalizzato alle modalità informatiche per la redazione e la conservazione degli atti.


L'articolo 47 bis della Legge notarile prevede che per la redazione dell'atto informatico si applichino in toto le stesse norme valevoli per l'atto analogico. L’articolo 47 ter prevede che "L'atto pubblico informatico è ricevuto in conformità a quanto previsto dall'articolo 47 ed è letto dal notaio mediante l'uso e il controllo personale degli strumenti informatici".


La successiva approvazione della normativa regolamentare per la conservazione a norma consente oggi di ricevere atti totalmente informatici e mai trasposti su carta (ovviamente trasponibili col rilascio di copia digitale analogica conforme all'originale informatico), la cui intangibilità è garantita dal sistema di firme digitali, e la cui conservazione è parimenti garantita dal sistema di conservazione a norma del Consiglio Nazionale del Notariato.


Tale sistema consente il deposito presso una struttura, rispondente a specifiche tecniche che consentono la massima affidabilità della conservazione, superiore a quella tradizionale del supporto cartaceo, degli atti notarili e i relativi allegati, originariamente formati su supporto informatico o derivanti dall’acquisizione di documenti analogici, nei formati abitualmente utilizzati dalla Pubblica Amministrazione (PDF-A) e firmati digitalmente.


Gli originali vengono gestiti dal singolo notaio in modo del tutto analogo agli originali cartacei, potendo egli apporre le necessarie annotazioni relative a registrazione, trascrizione e altro, potendo verificarne in ogni momento il contenuto e dunque estrarne copie, previa collazione, o consentirne l'ispezione.


Infine, per semplificare l'utilizzo della firma digitale e, dunque, consentire un più agevole utilizzo dello strumento dell'atto pubblico notarile, il notariato ha sviluppato "iStrumentum", un nuovo software che consente di sottoscrivere un documento digitale (atto pubblico o scrittura privata autenticata) con assoluta semplicità, sia per l'ausilio fornito al notaio nell'intero processo di preparazione, creazione, verifica e costruzione di un atto informatico notarile e dei suoi allegati, sia per la sottoscrizione, potendo le parti utilizzare, in alternativa alla (ormai) tradizionale firma digitale, su supporto informatico, della quale non tutti hanno la disponibilità, altresì la firma grafometrica.
Il sistema di firma grafometrica - consistente nella sottoscrizione su apposito pad - è di massima affidabilità in quanto (a differenza di analoghi sistemi in uso) il software, protetto da brevetto internazionale del notariato, acquisisce, con l'esame della firma, i dati biometrici di coloro che appongono la sottoscrizione, i quali, associati alla Firma Grafometrica Notarile, permettono una perizia calligrafica in caso di contenzioso.
Dunque tutti gli strumenti per il passaggio integrale al digitale sono ormai apprestati.
Ci si deve chiedere a questo punto se il trapasso sia ineluttabile o se, al contrario, la conservazione cartacea - che, va ricordato, ha dato buona prova di sé per secoli - mantenga la propria utilità, potendo limitarsi l'utilizzo del l'atto informatico alle situazioni in cui evidenzi chiari vantaggi operativi (si pensi al caso di atti da trasmettersi a distanza, ovvero di atti complessi da redigere fuori studio, senza possibilità di stampa, quali inventari od altro, la cui redazione informatica pare certamente preferibile rispetto alla scritturazione manuale).


In realtà si tratta solo di una questione di tempo, essendo la dematerializzazione documentale, in qualsiasi ambito, un fenomeno apparentemente inarrestabile, al quale il notariato non si è sinora sottratto e non potrà sottrarsi in futuro.


Un ambito in cui l'atto informatico ha avuto applicazione è quello dei contratti pubblici di cui al d.lgs. n. 163/2006 (contratti di appalto o di concessione aventi per oggetto l’acquisizione di servizi, o di forniture, ovvero l’esecuzione di opere o lavori, posti in essere da organismi pubblici), i quali, dal gennaio 2013, devono essere stipulati, "a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica amministrativa a cura dell’Ufficiale rogante dell’amministrazione aggiudicatrice o mediante scrittura privata”, come dispone il comma 13 dell’art. 11 dello stesso d.lgs. n. 163/2006, sostituito dall’art. 6 comma 3 del d. l. n. 179/2012, convertito, con modificazioni, dalla l. n. 221/2012.


Il notaio Michele Tuccari è pienamente operativo per il ricevimento di atti informatici ed ha avuto l’opportunità di ricevere nel dicembre 2015 il primo atto informatico del Distretto Notarile di Arezzo, nell’ambito di una complessa vicenda di edilizia sociale e relativi appalti di opere riguardante l’amministrazione comunale di Arezzo.